Nous expliquons quelles sont les fonctions d’administration définies par Henry Fayol et les caractéristiques de chacune.
Fonctions administratives
Les fonctions de l’ administration sont des tâches universelles qui permettent de coordonner efficacement l’ensemble des activités qui se déroulent dans une entreprise .
L’un des premiers théoriciens à définir ces lignes directrices fut Henry Fayol. Cet ingénieur français a apporté une approche classique de l’administration, après avoir vécu les conséquences de la révolution industrielle et de la Première Guerre mondiale .
Les fonctions administratives ont un impact sur toute la structure d’une organisation , des niveaux inférieurs et intermédiaires (avec les travailleurs et les professionnels) aux niveaux les plus élevés (avec la capacité de gestion, qui comprend le domaine administratif).
Bien que l’ objectif final d’une entreprise soit de générer des bénéfices , les fonctions administratives sont les mesures qui doivent être suivies pour atteindre ses objectifs , à travers différentes actions et stratégies .
Voir aussi: Théorie classique de la gestion
La fonction de planification
La fonction de planification est la première et la plus importante de la gestion administrative. Selon Fayol, l’entreprise a besoin d’un bon plan d’action (ou de projection), auquel toute la structure doit participer, qui permettra de gérer la zone de production, le personnel et les ressources .
La planification peut être à court terme et à long terme . En outre, il doit être considéré comme un processus continu , c’est-à-dire que l’administration doit projeter, mettre en œuvre et revoir régulièrement sa planification pour ajuster le plan si nécessaire et en fonction des progrès réalisés.
L’élaboration de la planification implique de définir des aspects de l’entreprise, tels que:
- La mission . Il fait référence à l’objectif pour lequel l’organisation a été créée.
- La vision. Il fait référence à la situation à long terme dans laquelle vous souhaitez placer l’organisation.
- Les valeurs . Il fait référence à l’ensemble de règles et de principes par lesquels l’ institution est régie .
- Les buts . Il fait référence à des objectifs plus spécifiques que la vision, bien qu’ils puissent également être à long terme.
More in: Planification dans l’administration
La fonction d’organisation
La fonction d’organisation est essentielle pour que l’entreprise perdure dans le temps . Le tri des tâches selon les domaines et la structure générale vous permet d’optimiser les ressources nécessaires, de tirer parti du temps de travail, d’améliorer le flux de travail et de prendre de meilleures décisions.
Bref, organiser toutes les parties qui composent l’organisation favorise la productivité et améliore les profits .
Au-delà des objectifs fixés, des imprévus qui peuvent survenir ou de la personne en charge de la gestion , il est nécessaire d’organiser chaque partie de l’entreprise dans ce qu’on appelle un « organigramme », une représentation graphique de la structure qui montre l’interaction entre chaque partie et les personnes qui la composent.
Les principaux types d’organisation peuvent être :
- Linéaire. Il s’agit du type d’organisation le plus ancien et le plus simple, et repose sur le principe d’une unité de commandement pyramidale avec une autorité unique, des canaux formels de communication et des décisions centralisées.
- Fonctionnel. Il s’agit d’un type d’organisation basée sur la spécialisation. Elle se caractérise par une autorité divisée, des canaux de communication directs, la décentralisation des décisions et l’accent mis sur la spécialisation des tâches.
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La fonction de direction
La fonction de direction est typique de la gestion et consiste à donner des ordres à la main-d’œuvre . Des instructions claires et concrètes de la direction, via des canaux appropriés, garantissent une bonne performance des employés.
De plus, la motivation des subordonnés est importante pour obtenir de meilleures réponses tant au niveau de la productivité que de l’environnement de travail. Cependant, selon la structure de l’entreprise, il peut être difficile pour la direction de maintenir une relation étroite avec tous les employés.
Les managers doivent disposer de canaux de diffusion ou de communication adéquats, qui leur permettent de transmettre des messages clairs, d’avoir un retour d’information et d’être au courant de ce que pensent les employés (par exemple, par le biais de tests de performance des employés effectués par des superviseurs ou d’enquêtes de satisfaction des employés).
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Fonction de coordonnées
La fonction de coordination consiste à harmoniser toutes les activités et les efforts de chaque partie de l’organigramme , afin qu’ils agissent ensemble vers les objectifs généraux de l’entreprise. Chaque domaine de l’organisation doit être complété et enrichi par le travail des autres parties.
Le leadership doit se concentrer sur la coordination, pour atteindre la motivation des employés, un flux de travail approprié et une productivité efficace. Un outil clé de coordination est la communication via différents canaux, qui permettent de diffuser des messages clairs et une relation étroite avec chaque travailleur .
La dotation est un processus qui consiste à embaucher les bons travailleurs et à retenir ceux qui conviennent à l’entreprise (par la formation , la rémunération et l’évaluation des employés). L’action de la coordination sur tous les domaines, permet de détecter le profil de l’employé nécessaire pour chaque tâche.
fonction de contrôle
La fonction de contrôle ou de surveillance s’assure que les tâches sont exécutées comme prévu . Les managers doivent procéder régulièrement à des évaluations de performance des employés pour anticiper les éventuels obstacles ou déviations par rapport aux tâches (ce qui entraverait la réalisation des objectifs).
Les responsables peuvent établir des normes de performance pour mesurer la performance des travailleurs . Avec les résultats de l’analyse, la direction peut prendre des décisions plus précises, tant pour résoudre les conflits que pour corriger les erreurs par rapport à ce qui était prévu.
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