Gestion Administrative

Nous expliquons ce qu’est la gestion administrative, ses fonctions, son importance et ses caractéristiques. Aussi, un bref rappel historique.

La direction administrative contrôle et coordonne les actions d’une entreprise.

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

La gestion administrative est l’ensemble des activités menées pour diriger une organisation par une gestion rationnelle des tâches, des efforts et des ressources.

Sa capacité à contrôler et à coordonner les actions et les différents rôles exercés au sein de l’entreprise permet de prévenir les problèmes et d’atteindre les objectifs . La conduite systématique d’une gestion administrative correcte favorise l’obtention de résultats favorables pour l’organisation.

L’importance de la gestion administrative consiste à préparer l’organisation et à la disposer à agir mais à l’avance, en envisageant tous les moyens et procédures dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs et réduire les effets négatifs ou les problèmes éventuels.

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Fonctions de gestion administrative

La gestion administrative est un processus qui comprend quatre fonctions principales :

  • Planification . C’est la première fonction nécessaire pour guider et développer avec succès les étapes suivantes. Il consiste à projeter des buts , à définir les objectifs et à établir les ressources nécessaires et les activités qui vont être réalisées dans un certain laps de temps . Pour cela, par exemple, une enquête interne et environnementale peut être réalisée grâce à des outils d’ analyse tels que « les cinq forces de Porter » ou « SWOT ».
  • Organisation. Il consiste à mettre en place une structure pour répartir les ressources humaines et économiques dont dispose l’ entreprise pour ordonner et développer son travail et atteindre les objectifs prévus. Ici, les domaines au sein de l’organisation sont déterminés, les tâches sont regroupées en fonction des emplois et le personnel approprié est sélectionné.
  • Adresse . Elle consiste à exécuter les stratégies prévues , à orienter les efforts vers les objectifs par le leadership , la motivation et la communication . Il s’agit d’encourager les employés, de maintenir une communication fluide avec tous les secteurs de l’organisation et d’établir des mécanismes d’évaluation constante, entre autres.
  • Contrôle . Il consiste à vérifier que les tâches quotidiennes progressent conformément aux stratégies prévues, afin d’optimiser la prise de décision , de réorienter certaines activités, de corriger des problèmes ou d’évaluer des résultats, entre autres. C’est une tâche administrative qui doit être effectuée avec professionnalisme et transparence. La mesure des résultats obtenus (pour les comparer aux résultats prévus) permet de rechercher une amélioration continue.

Caractéristiques de la gestion administrative

La gestion administrative est assurée par le responsable administratif , qui supervise les opérations de l’organisation et s’assure que la circulation de l’ information est efficace et que les ressources sont utilisées efficacement. Apporter une valeur ajoutée à l’organisation, car elle peut identifier les pratiques désuètes et développer des processus qui contribuent à l’amélioration.

Le responsable administratif a généralement en charge une équipe de travail composée de managers, d’analystes et de responsables de la gestion . Le responsable administratif et son équipe ont plusieurs responsabilités à remplir et, selon le domaine ou la spécialité dans laquelle ils travaillent, ils peuvent s’occuper de :

  • Proposer et développer des politiques , des règles et des procédures.
  • Diriger plusieurs équipes de travail.
  • Superviser l’exécution budgétaire de l’entreprise.
  • Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux politiques de gestion du personnel.
  • Contrôler le processus de rémunération des employés.
  • Élaborer des programmes de formation et de perfectionnement du personnel.
  • Réaliser périodiquement des études et des diagnostics sur l’environnement de travail.
  • Proposer, informer et tenir à jour le répertoire de l’organisme.
  • Préparer des plans et des prévisions de vente.
  • Sélectionnez les stratégies de vente.
  • Schématiser l’aménagement de l’espace de travail pour les employés.

Histoire de la gestion administrative

Adam Smith a postulé la nécessité de la division du travail et de la libre concurrence.

La gestion administrative actuelle est le résultat de plusieurs apports qui ont eu lieu au cours de l’histoire. Parmi les principaux protagonistes figurent :

  • Confucius (551 avant JC – 479 avant JC). C’était un philosophe, homme politique et penseur chinois bien connu qui a énoncé une série de règles pour l’administration publique . Par exemple, les fonctionnaires doivent avoir une bonne compréhension de la situation du pays afin de résoudre les problèmes, ils ne doivent pas être sélectionnés pour du favoritisme ou de la partisanerie, et les fonctionnaires doivent être des personnes honnêtes.
  • Adam Smith (1723-1790). C’était un économiste et philosophe écossais qui, dans sa thèse « La richesse des nations », a énoncé la clé du bien-être social qui résidait dans deux principes : la division du travail et la libre concurrence, en tant qu’actions nécessaires pour augmenter le niveau de production et atteindre le spécialisation des postes au sein d’une organisation.
  • Henri Metcalf (1847-1927). C’était un soldat, inventeur et théoricien américain qui a publié de nouvelles techniques de contrôle pour la gestion scientifique à travers son livre « Le coût de production et l’administration des ateliers publics et privés ».
  • Woodrow Wilson (1856-1924). C’était un homme politique et avocat américain qui a réussi à séparer les notions de politique et d’ administration , accordant à cette dernière le statut de science , ce qui a propulsé son enseignement au niveau académique.
  • Frédérick Winslow Taylor (1856-1915). Il était un ingénieur industriel et économiste américain qui a promu des méthodes de travail scientifiques, dans le but d’atteindre une plus grande efficacité dans la production industrielle en optimisant le travail de l’employé.
  • Henri Fayol (1841-1925). C’était un ingénieur et théoricien turc qui a développé la théorie générale de l’administration, mais s’est concentré sur la performance de la gestion hiérarchique de l’organisation afin qu’elle développe toutes les fonctions administratives (et pas seulement dans le travail de l’employé comme le proposait Taylor).

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