Nous expliquons ce qu’est un inventaire, son utilité, sa classification et comment le faire. En outre, ses avantages, ses inconvénients et divers exemples.
Qu’est-ce qu’un inventaire ?
Un inventaire est le classement détaillé des biens meubles et immeubles constituant le patrimoine commercial d’une personne ou d’une société . Les inventaires sont faits dans un certain laps de temps .
Avec l’inventaire, grandes et petites entreprises gardent un contrôle exhaustif des marchandises et des ventes qui se font pendant la période commerciale. A l’issue de cette période, l’entreprise obtient le bilan final et le compare avec celui des autres années pour tirer des conclusions et engager des actions commerciales en fonction du résultat.
Voir aussi : Gestion de la qualité
A quoi sert un inventaire ?
L’inventaire est utilisé dans les entreprises comme un système de contrôle et d’enregistrement des bénéfices car il fournit des informations sommaires et spécifiques sur les actions d’ achat et de vente de biens ou de services .
La relation directe entre l’inventaire et la comptabilité est le noyau central du commerce , c’est pourquoi les entreprises doivent sans faute garder un contrôle tenace de leurs opérations. Grâce à l’inventaire, il est possible de connaître l’état actuel de l’entreprise et à partir de là, de prendre des décisions qui permettent de l’administrer et de la gérer de manière rentable.
Connaître la demande d’un produit est important pour effectuer des achats de matières premières ou de fournitures en gros et à moindre coût , ce qui permet de maintenir une production constante sans pénurie d’approvisionnement.
Types d’inventaires
Il existe différents types d’inventaires qui varient selon la taille ou la particularité de chaque entreprise et le type de production.
Selon sa forme :
- Inventaire des produits finis . Formé par des produits élaborés qui seront ou sont proposés à la vente.
- Inventaire des matières premières . Formé par des éléments qui, une fois traités, seront un produit.
- Inventaire des produits en cours de fabrication . Formé par des produits qui sont dans un processus intermédiaire, ils ne sont pas une matière première ou un produit fini, c’est-à-dire qu’ils sont en cours de réalisation ou de formation.
Selon l’instant :
- Inventaire initial. Réalisé avant le début des opérations dans une entreprise.
- Inventaire final. Fait par la société à la fin de chaque période comptable.
Selon la périodicité :
- Inventaire perpétuel. Il est géré technologiquement par le biais d’un logiciel de base de données . Les données sont mises à jour instantanément à chaque entrée ou sortie d’un produit.
- Inventaire périodique. Il est effectué par un comptage physique des marchandises à chaque période de temps.
Selon la logistique :
- Inventaire de réserve. Formé par cet excédent de production qui est utilisé en cas d’augmentation de la demande ou de défaillances dans le processus de production .
- Inventaire en transit. Formé par les produits qui ne sont pas encore arrivés dans l’entreprise car ils sont entre les mains des fournisseurs ou des transports .
- Inventaire des cycles. Constitué de marchandises ou de matières premières achetées en excès pour réduire le coût unitaire d’achat.
- Inventaire prévisionnel. Formé par la marchandise excédentaire qui est produite en période de faible demande pour approvisionner les périodes de forte demande.
- Inventaire de découplage. Il est utilisé entre deux processus dont le taux de productivité n’est pas synchronisé.
Comment construire un inventaire périodique ?
- Délimitez les produits à inventorier. Il est important d’établir quels produits vont être inventoriés afin de les retirer et de les isoler afin qu’ils ne se mélangent pas au reste de la marchandise. Une étagère ou une pièce spéciale peut être disponible pour l’inventaire.
- Choisissez une date. De nombreuses entreprises effectuent ce travail sur une base trimestrielle ou semestrielle et certaines ont intégré un inventaire perpétuel (après avoir fait un inventaire initial et téléchargé les informations dans un logiciel, les entrées et sorties de marchandises sont mises à jour automatiquement). Il est conseillé de choisir un jour où le magasin est fermé au public. Gardez à l’esprit que le processus peut prendre plus d’heures ou de jours que prévu.
- Embauchez des gens quand vous en avez besoin. Le processus d’inventaire est généralement un travail long et fastidieux, selon le nombre de pièces à inventorier, de la main- d’œuvre extérieure à l’entreprise ou à l’entreprise peut être embauchée pour effectuer les travaux. Ceci doit être pris en compte lors de la préparation du budget .
- Avoir des fournitures de bureau. Les articles de papeterie (étiquettes, stylos, feuilles) sont indispensables pour un travail soigné et ordonné. Les étiquettes peuvent être utilisées pour étiqueter les produits ou groupes de produits déjà inventoriés.
- Établir un code pour classer les différents types de marchandises. Il est recommandé d’attribuer un code à chaque produit, cela permettra à l’avenir de retrouver plus simplement les produits au sein du tableur.
- Choisissez une feuille de calcul ou un logiciel pour régler les données. Au fur et à mesure que la marchandise est comptée, les données sont saisies au crayon sur un tableur ou un tableur en ligne ou un logiciel permet de les consulter ultérieurement simplement et rapidement.
Avantages et inconvénients de l’inventaire
Avantage:
- Il fonctionne comme un mécanisme d’ordre et de contrôle.
- Il est utilisé pour détecter la perte ou le vol.
- Il permet de connaître les niveaux de production.
- Il est utile de connaître la valeur d’une entreprise.
- Il permet de connaître la courbe de la demande et de la traiter.
Désavantages:
- Il nécessite une grande quantité de travail pour mener à bien le processus.
- Cela suppose un grand coût de stockage.
- Ça prend beaucoup de temps.
exemple d’inventaire
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