Nous expliquons ce qu’est la planification dans une organisation, ses principes et d’autres caractéristiques. Aussi, des différences avec la planification.
Qu’est-ce que la planification ?
Dans le domaine organisationnel et commercial, la planification, la planification ou la planification est l’une des premières étapes du processus administratif , au cours de laquelle les caractéristiques fondamentales de l’ organisation sont déterminées (la mission et les objectifs , en général). Autrement dit, c’est l’étape au cours de laquelle les plans de base à entreprendre avec l’organisation sont établis .
La planification est une étape fondamentale de la prise de décision afin de tracer le chemin souhaité vers les objectifs de l’organisation . Pour cela , les facteurs internes et externes susceptibles d’influencer l’atteinte des objectifs fixés, les éléments de la situation actuelle et les valeurs qui régiront l’organisation tout au long de l’activité productive sont pris en compte.
Il existe différentes formes de planification, en fonction du domaine spécifique auquel les activités seront dédiées.
Voir aussi : Planification dans l’administration
Principes de planification
La planification se fait selon les étapes fondamentales suivantes :
- Exploration d’opportunités. Cela implique une évaluation du contexte et des ressources possédées, comme point de départ pour pouvoir initier la planification de tout type de processus .
- Établissement des objectifs. Rien ne peut être planifié sans savoir d’abord quels sont les objectifs que nous devons atteindre, ce qui est peut-être le point le plus important de toute planification, puisque la suite en dépendra.
- Mise en place des locaux. Cela signifie l’évaluation des ressources disponibles, des voies possibles et des mécanismes éventuels à utiliser pour atteindre les objectifs déjà définis. À ce stade, il est essentiel de prendre note des éventuels revers et éventualités.
- Évaluation des alternatives. Une fois les voies à emprunter et les ressources à utiliser envisagées, il est important d’évaluer les alternatives possibles, même celles qui ne viennent pas à l’esprit au premier coup d’œil, afin d’avoir un portrait aussi complet et exhaustif que possible.
- Sélection du chemin à suivre. Après une évaluation totale des possibilités, il est temps de prendre des décisions, c’est-à-dire d’adopter le plan établi dans les étapes précédentes et de commencer à le mettre en œuvre, en prenant note des événements imprévus et en fournissant un retour d’information pour la prise de décision afin d’avoir le contrôle mécanismes .
- Formulation de plans dérivés. Le plan préparé nécessitera inévitablement d’autres plans plus petits ou parallèles, qui sortiront de l’activité elle-même et qui devront être évalués individuellement, reprenant le schéma détaillé jusqu’ici et dont la résolution nous rapprochera des objectifs de notre plan principal.
Importance de la planification
La planification est une étape clé dans le développement de tout projet, car elle permet de poser les fondations et de concevoir les stratégies nécessaires . C’est le fondement même du projet : la détermination de ses éléments fondamentaux, tels que les procédures, les valeurs , les objectifs, etc., qui constituent le squelette même de l’activité de l’organisation.
Une planification minutieuse n’est pas nécessairement une garantie de succès, mais c’est un point de départ solide pour anticiper les désagréments et éviter l’improvisation excessive, avec tous les risques que celle-ci implique.
Caractéristiques de planification
La planification se caractérise par quatre caractéristiques fondamentales :
- Unité. C’est-à-dire être organique, aborder tous les plans de l’organisation en même temps et les orchestrer dans un plan général qui reflète l’esprit et les objectifs de l’organisation. La cohérence et la cohésion entre des plans spécifiques sont essentielles au succès.
- Continuité. La planification n’est pas quelque chose qui s’effectue une seule fois, même si beaucoup de choses seront définies après une première étape de planification organisationnelle. Mais il sera continuellement planifié, car de nouvelles activités seront continuellement développées, résolvant des problèmes , élargissant les zones, etc. Toute activité doit toujours répondre à un plan.
- Précision. Les plans doivent toujours être précis, c’est-à-dire aussi vagues et diffus que possible, de sorte que lors de leur mise en pratique, il n’y ait pas de lacunes et de trous qui laissent place à l’improvisation et à l’erreur.
- Pénétrabilité. Les plans ne doivent pas être considérés comme une camisole de force pour l’organisation, mais doivent permettre d’intégrer les informations acquises en cours de route et être suffisamment flexibles pour faire face à des situations inattendues sans perdre complètement son esprit et sa direction. Cela inclut la prise en compte du personnel non hiérarchique dans la prise de décision.
Types de planification
Il existe de nombreuses façons de classer les plans d’une organisation. Par exemple, si l’on regarde leur évolution dans le temps , on distinguera les plans à court, moyen et long terme , selon le temps qu’ils nécessitent pour être réalisés : peu, plus ou beaucoup.
De la même manière, on peut s’occuper de la fréquence d’utilisation des plans, distinguant ainsi des plans spécifiques, d’application ponctuelle ; technique, lié à la résolution de problèmes ou à l’amélioration d’aspects de base ; ou permanents, qui sont ceux qui constituent le noyau de l’organisation et sont constamment mis en œuvre.
D’autre part, compte tenu de sa nature, on peut distinguer entre :
- Missions . Les plans pour accomplir les tâches de base de toute entreprise ou organisation.
- Objectifs . Buts et finalités que l’on cherche à atteindre pour remplir les missions.
- Stratégies . Programmes d’action détaillant la manière dont l’organisation gère les ressources et les efforts pour atteindre ses objectifs particuliers.
- Politiques . Des prémisses organisationnelles qui définissent la façon dont l’entreprise se comprend, qui à son tour guide la prise de décision etla gestion des ressources .
- Procédures. Des plans qui déterminent la manière idéale de faire face à une situation ou de résoudre un problème, à travers des séquences chronologiques d’actions requises.
- Programmes. Il s’agit d’un ensemble de règles, de politiques, de procédures et d’étapes à suivre qui garantissent la réalisation de certaines actions, généralement lorsqu’elles ont déjà été réalisées auparavant.
- Budgets . Ce sont des plans financiers qui détaillent la manière précise dont les ressources de l’organisation seront utilisées, toujours avec une certaine marge projective ou idéale.
Planification et planification
Certains auteurs du sujet distinguent entre :
- Planification. Il pointe vers l’avenir et est beaucoup plus général.
- Planification. C’est beaucoup plus précis.
Cependant, il y a beaucoup de divergences en la matière et la langue espagnole ne distingue pas les nuances similaires dans l’utilisation des deux mots, ce sont donc pratiquement des synonymes .
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