Processus administratif

Nous expliquons ce qu’est le processus administratif d’une organisation ou d’une entreprise et son importance. Aussi, quelles sont ses quatre étapes.

Grâce au processus administratif, une entreprise peut atteindre ses objectifs.

Quelle est la démarche administrative ?

Le processus administratif est un ensemble de fonctions administratives au sein d’une organisation ou d’une entreprise qui cherchent à tirer le meilleur parti des ressources existantes correctement, rapidement et efficacement.

Le processus administratif est composé de quatre étapes élémentaires : planification , organisation, exécution et contrôle. Par leur intermédiaire, les membres d’une entreprise cherchent à atteindre les buts ou objectifs proposés .

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Origine du processus administratif

Le processus administratif a été détaillé par Henry Fayol , ingénieur français, qui en a décrit les phases et les caractéristiques dans son ouvrage : « Administration industrielle et générale » (1916).

Fayol puise dans son expérience au sein de la Compagnie française du charbon et du fer, la Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (il y occupe des postes techniques puis de direction de 1888 à 1918) ; et dans ses études dans le domaine de l’ administration . Pour Fayol, le facteur humain est la pièce fondamentale dans le fonctionnement des entreprises et la réalisation des buts et objectifs.

Dans « Administration industrielle et générale », il établit les six fonctions de chaque entreprise industrielle (technique, administrative, comptable, commerciale, financière, sécurité) et définit les fonctions administratives comme celles chargées de coordonner et de synchroniser les cinq autres fonctions. Au sein des fonctions administratives, il a développé les quatre étapes pour un processus administratif efficace et correct .

En outre, il a décrit quatorze principes à appliquer au sein des entreprises : hiérarchie de commandement, ordre, discipline , équité , division du travail, juste rémunération, travail d’équipe , initiative, stabilité du personnel, unité de gestion, centralisation , subordination de l’ intérêt la responsabilité , et l’unité de commandement.

Son travail sert de base à de nombreuses organisations et entreprises et porte sur trois aspects fondamentaux : l’application du processus administratif, les principes techniques et la division du travail.

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Importance du processus administratif

Chacun des membres de l’organisation doit connaître son rôle dans le processus.

Le processus administratif fonctionne comme un guide simple et rigoureux à travers lequel une entreprise ou une organisation essaie d’atteindre les objectifs proposés de la manière la plus efficace .

L’application de ce processus administratif permet de tirer parti de la main-d’œuvre et des ressources techniques et matérielles dont dispose une entreprise . Le processus administratif permet de contrôler les ressources de manière organisée et d’en disposer efficacement.

Ce processus peut être appliqué dans tout type d’entreprise et chacun des membres de l’organisation doit connaître son rôle au sein du processus. La planification et l’organisation des processus administratifs incombent généralement à des postes hiérarchiques dont les fonctions sont moins techniques et plus administratives.

Caractéristiques du processus administratif

Il est utilisé dans les entreprises et les organisations pour l’administration et l’utilisation correctes des ressources .
Il sert à organiser les procédures et à atteindre les buts et objectifs .
Elle doit être alignée sur les objectifs de l’entreprise et on recherche qu’elle puisse être appliquée de manière efficace et simple .
Ses phases sont interdépendantes et peuvent être divisées en : mécanique (composée de planification et d’organisation) et dynamique (composée de direction et de contrôle).
Le cycle de ses phases est répété pour chaque objectif proposé. Ce sont des étapes cycliques et répétitives .
Il doit être connu de tous les membres de l’entreprise.
Il peut être appliqué dans n’importe quel type ou taille d’entreprise .
Il doit être réglementé par la direction administrative de l’organisation.

Phases du processus administratif

1. PLANIFICATION

La planification est la première étape que doit exercer l’organe administratif d’une entreprise. C’est là que seront prévus les objectifs et les buts que l’entreprise doit atteindre et les méthodes à mettre en œuvre.

La relation entre le personnel ouvrier et le personnel administratif doit être complémentaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise et la réalisation de ses objectifs.

Lors de la planification, un plan doit être élaboré qui contient les différentes activités futures qui vont être réalisées et ledit plan doit être mis en œuvre dans le délai imparti.

activités de planification

Prédéfinissez les objectifs et les buts que vous souhaitez atteindre pendant un certain temps .
Prédire.
Établir une stratégie avec ses méthodes et techniques correspondantes à mener.
Prendre des mesures contre les problèmes futurs .

2. ORGANISATION

Après avoir planifié les objectifs et les activités futures à réaliser pour atteindre les buts proposés, l’étape suivante consiste à répartir chaque activité entre les différents groupes de travail qui composent une entreprise.

Cela dépendra des aptitudes physiques et intellectuelles de chaque travailleur et des ressources dont dispose l’entreprise. Le but de l’organisation est d’assigner un objectif à chaque domaine de l’entreprise afin qu’il puisse être atteint avec le minimum de dépenses et avec un maximum de satisfaction chez chaque employé.

activités d’organisation

Faites une sélection détaillée des bons travailleurs pour le bon poste.
Subdivisez chaque tâche en unités opérationnelles.
Sélectionnez une autorité administrative pour chaque secteur.
Fournir du matériel et des ressources utiles à chaque secteur.

3. EXÉCUTION

Pour l’exécution, la figure d’un manager capable de diriger, de prendre des décisions , d’instruire et d’aider les différents secteurs de travail est nécessaire. Dans l’exécution , on cherche à faire le premier pas dans les activités désignées aux groupes de travail afin qu’ils continuent à mener à bien ces activités de manière périodique et efficace.

Chaque groupe de travail est régi par des règles et des mesures qui améliorent sa performance.

Activités de mise en œuvre

Offrir un caractère motivant au personnel.
Récompensez chaque employé avec le salaire correspondant .
Être attentif aux besoins de chaque travailleur.
Maintenir une communication stable entre tous les secteurs.

4. CONTRÔLE

La fonction de contrôle a pour mission de s’assurer que l’entreprise est sur la bonne voie pour réussir . Bien que chaque fonction puisse être exécutée à la lettre, cela ne garantit pas que l’entité s’oriente vers une trajectoire économique positive.

Le contrôle est une tâche administrative qui doit être effectuée de manière professionnelle et transparente. Le contrôle des activités qui se déroulent dans une entreprise sert à analyser ses hauts et ses bas .

Après avoir obtenu les résultats correspondants, les différentes modifications qu’il faudra effectuer pour corriger ces points bas pourront être analysées.

les activités de contrôle