SystèMe Dans L’Administration

Nous expliquons ce qu’est un système de gestion, quelles sont ses fonctions, comment elles sont composées et les types qui existent.

Les systèmes de gestion facilitent le fonctionnement de l’organisation.

Qu’est-ce qu’un système de gestion ?

Un système de management consiste en un ensemble de processus qui doivent être exécutés par les membres d’une organisation pour atteindre des objectifs préétablis .

Ces systèmes doivent inclure chaque unité administrative et préciser le rôle de chaque employé et les tâches à accomplir afin d’atteindre un certain niveau de ventes et de production qui se traduit par des profits plus importants pour l’ entreprise .

Cela facilite le fonctionnement de l’ organisation , permet de contrôler la performance de chaque employé et de réaliser des audits .

Ces dernières années, les organisations ont opté pour la spécialisation des travailleurs , la répartition du pouvoir selon les niveaux occupés au sein de la hiérarchie et la division du travail. Tout cela facilite et accélère la prise de décision pour atteindre les objectifs et les buts de l’organisation.

Lors de la prise de décisions, le personnel se base sur les informations reflétées dans le système d’administration.

Les systèmes s’occupent de trois choses :

  • Soutenir les tâches opérationnelles.
  • Compiler et stocker des données .
  • Générer des informations.

Les systèmes sont composés des éléments suivants :

  • L’élément qui fournit le matériel nécessaire au fonctionnement du système.
  • Le but pour lequel le système a été formé.
  • Le phénomène qui génère des changements : convertit les entrées en sorties.
  • Rétroaction . Il compare la sortie à un ensemble de critères préalablement établis et utilise ces critères pour contrôler les résultats.
  • Le contexte dans lequel se trouve le système. L’ environnement interagit constamment avec le système.

Voir aussi : Gestion en administration

Types de systèmes de gestion

Au sein des entreprises, on retrouve les types de système de management suivants :

  • Contrôle des processus métier . Systèmes qui contrôlent les processus métier et traitent les processus physiques et industriels.
  • Transaction en cours. Systèmes informatisés utilisés aux niveaux de base de la hiérarchie organisationnelle (au niveau opérationnel). Les transactions quotidiennes qui permettent le fonctionnement de l’organisation y sont enregistrées.
  • Accompagnement dans la prise de décision . Systèmes informatisés qui seront utilisés par un ou plusieurs gestionnaires spécifiques. Ce système d’information informatisé fonctionne comme une aide à la décision autour d’un problème à résoudre.
  • Informations de gestion . Ces systèmes recueillent des informations provenant de différentes sources et les transforment ensuite en statistiques, rapports ou tout autre format utile. Ces informations sont utilisées par les superviseurs et les managers comme matière première pour prendre des décisions liées à la gestion de l’entreprise.
  • Coopération commerciale. Ces systèmes sont parmi les plus largement utilisés et aident les dirigeants de l’organisation à contrôler le flux d’informations dans les coulisses . Parmi eux figurent les systèmes multimédias, le transfert de fichiers ou la messagerie électronique .
  • informations exécutives. Ce sont les systèmes qui fournissent des informations externes et internes aux cadres supérieurs pour prendre des décisions. Ils sont faciles et rapides d’accès et présentent les informations sous forme graphique. Ils fournissent des informations générales qui représentent simplement graphiquement l’opération dans son ensemble.

Selon leur nature, les systèmes peuvent être :

  • ouvrir. Il y a un échange d’éléments et d’informations avec l’environnement, et cette influence extérieure modifie les résultats, les comportements et les activités. Par exemple, une entreprise.
  • Fermé. Aucune information ou élément n’est échangé avec l’ environnement : ce sont des systèmes fermés contre tout type d’influence. Par exemple, les machines.

Les autres types de systèmes sont les suivants :

  • Abstrait. Ils sont constitués de concepts généraux, de nombres, de doctrines philosophiques, d’ hypothèses , d’idées, de plans ou de langages. C’est le « logiciel ».
  • Béton. Ils sont constitués d’éléments tangibles tels que des équipements ou des machines. C’est le « matériel ».
  • Opérationnel. Ils se consacrent au traitement de l’information (généralement répétitive) et à la préparation de rapports.
  • Informatif. Ils sont responsables du stockage et du traitement des données et sont utilisés pour prendre des décisions conformes aux buts et objectifs de l’organisation.
  • Gestionnaires. Travaillez sur des données qui n’ont pas été préalablement sélectionnées ou transformées.

Théorie générale des systèmes de gestion

La théorie générale des systèmes découle des écrits de Ludwing von Bertalanffy (biologiste allemand), publiés dans les années 1950 et 1960. Cette théorie ne vise pas à résoudre des obstacles ou à apporter des solutions pratiques. Cependant, le savoir aide à analyser le contexte lors de la prise de décisions au sein d’une organisation.

Ce courant considère que les propriétés de chaque système ne peuvent être étudiées comme des éléments séparés , mais doivent être abordées ensemble.

Certaines caractéristiques de la théorie des systèmes sont les suivantes :

  • Vision systématique. Chaque organisation est considérée comme un système composé de cinq parties : entrée, sortie, processus, environnement et rétroaction.
  • Multidimensionnel. Chaque entreprise est abordée d’un point de vue macroscopique et microscopique. La première l’aborde en relation avec son pays ou sa communauté et la seconde considère ses unités internes.
  • Dynamisme. L’interaction qui se produit au sein de l’entreprise est considérée comme un processus dynamique.
  • Adaptabilité. Considère que les organisations sont des systèmes adaptatifs. S’ils ne font pas usage de cette qualité, ils ne survivront pas aux modifications du contexte.
  • descriptif. Il vise à caractériser les qualités de l’organisation et de son administration. Façonne les objectifs et les méthodes et décrit les phénomènes des organisations.
  • Multicausalité. Considère qu’un fait peut être la conséquence de différents facteurs interdépendants et interdépendants.
  • probabiliste . Il admet que les variables peuvent être analysées de manière prédictive, et non sur la base de certitudes.

Cela peut vous aider : Théorie des systèmes