Nous vous expliquons ce qu’est l’analyse de poste, comment elle se déroule et à quoi elle sert. Aussi, les éléments d’une description de poste.
Qu’est-ce que l’analyse de poste ?
L’analyse de poste est un processus utilisé pour collecter des informations sur les tâches, les responsabilités , les compétences requises et les résultats attendus d’un poste de travail, afin de savoir quel profil est le plus approprié pour l’occuper.
Le processus consiste à collecter autant de données que possible pour faire une description de poste complète . Les responsables de la réalisation de l’analyse sont le service des ressources humaines d’une organisation ou des analystes spécialisés, avec la participation continue de toute l’ institution .
Une fois les informations d’analyse traitées, le service des Ressources Humaines peut effectuer les étapes suivantes, qui consistent à publier la recherche d’emploi, à sélectionner parmi les offres reçues, à interroger les personnes les plus appropriées et à choisir le candidat le plus approprié.
Voir aussi : Gestion des ressources humaines
Quand l’analyse de poste est-elle effectuée ?
L’analyse de poste est effectuée lorsqu’il y a un besoin de combler un poste au sein d’une organisation (qui peut être un poste existant au sein de l’organigramme ou un nouveau), ou d’améliorer le niveau des employés actuels .
C’est un processus fondamental pour toute institution, malgré le fait que certaines n’en reconnaissent pas l’importance et optent pour d’autres méthodes moins précises pour la sélection et l’embauche de leurs employés.
De plus, il existe d’autres situations dans les organisations qui nécessitent une analyse de poste, par exemple :
- Lorsque vous décidez de fonder une organisation.
- Lorsque de nouveaux emplois sont créés dans l’établissement.
- Lorsque les emplois sont modifiés du fait d’une nouvelle répartition des surfaces.
- Lorsqu’il est nécessaire de mettre à jour le système de paiement des salaires de l’organisation.
- Lorsque le nombre de salariés insatisfaits est majoritaire ou face à une réclamation collective.
- Lorsque la productivité et la performance de l’organisation n’atteignent pas les objectifs attendus .
A quoi sert l’analyse de poste ?
L’analyse des tâches offre plusieurs avantages :
- Connaître mieux le travail effectué par chaque employé et chaque domaine, en particulier pour le responsable de l’organisation.
- Détecter à temps certaines situations conflictuelles qui peuvent entraver la réalisation des activités dans une zone.
- Facilitez l’intégration des nouveaux employés en ayant des détails clairs sur le poste et les attentes attendues du candidat.
- Établir un niveau de salaire approprié pour chaque poste.
Méthodes d’analyse des emplois
Il existe différentes méthodes pour effectuer l’analyse des emplois, selon le type de poste et l’élément auquel elles se réfèrent, qui peuvent être utilisées individuellement ou en combinaison :
- La méthode d’ observation . Il s’agit de la modalité la plus ancienne et qui ne perd pas sa validité en raison de son efficacité . Il repose sur l’étude par observation directe des salariés lors de l’exécution de leur travail et l’enregistrement des données clés de l’observation.
- La méthode des questionnaires. Il s’agit d’un sondage préparé par un analyste spécialisé qui doit être rempli par l’employé. Le questionnaire est soigneusement élaboré pour obtenir des réponses concrètes et des informations claires sur chaque emploi.
- La méthode d’entretien . Il s’agit de l’approche la plus polyvalente et la plus rentable pour obtenir des informations car elle implique une interaction réciproque entre l’analyste et l’employé, qui pourra résoudre les doutes en même temps. En amont de l’entretien, l’analyste prépare une série de questions et de sujets à aborder avec le collaborateur pour ne rien oublier d’important.
Éléments d’une description de poste
Les éléments d’une description de poste sont ceux qui permettront d’effectuer une analyse correcte (par la méthode la plus pratique). Parmi les principaux éléments figurent :
- L’identification de la charge. Il fait référence aux données du poste, telles que le nom du poste, à quel département ou à quel centre de coûts il correspond, quel niveau d’éducation est nécessaire, entre autres.
- L’objectif du poste. Il fait référence au résultat final attendu du poste, qui détermine sa raison d’être au sein de l’organisation.
- La position du poste dans l’ organigramme . Il fait référence à la place qu’occupe le poste dans la représentation graphique de la structure de l’organisation .
- Les activités quotidiennes du poste. Il fait référence au détail des tâches quotidiennes qu’une personne doit accomplir lorsqu’elle occupe le poste.
- Les liens clés. Il fait référence à la relation avec les domaines internes de l’organisation et avec les agents externes avec lesquels le poste est en contact, et la finalité de ces liens.
- Prise de décision au travail . Il fait référence au niveau de responsabilité que le poste exige pour prendre des décisions, soit individuellement ou partagées (dans ce cas, vous devez préciser avec quel domaine ou poste il est interdépendant).
- Indicateurs clés de performance. Du terme anglais KPI ( Key Performance Indicator ), il désigne un type de mesure qui permet de connaître le niveau de performance ou de performance et qui est lié aux objectifs du poste (généralement mesuré en pourcentages).
- Promotion interne de l’emploi. Il s’agit d’une recherche au sein de l’organisation de profils adéquats pour pourvoir un poste vacant. C’est une façon de favoriser l’épanouissement des employés au sein de l’établissement.
- Les fournitures nécessaires au poste. Il fait référence au détail des éléments et de l’espace physique requis pour la bonne exécution du poste afin que la personne puisse atteindre les objectifs établis (par exemple, ordinateur , bureau, téléphone cellulaire, entre autres).
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