Nous expliquons ce qu’est la méthodologie des 9 S en gestion du travail, son origine, ses principes et ses avantages. Aussi, comment est-il mis en œuvre ?
Qu’est-ce que la méthodologie des 9 « S » ?
La méthodologie 9S est une technique de gestion du travail qui vise à atteindre une productivité plus élevée avec un meilleur environnement de travail . C’est une philosophie basée sur un travail organisé et ordonné qui vise à atteindre un niveau de qualité maximum et dont l’impact s’observe sur le long terme.
Elle est née au Japon avec la marque Toyota, qui s’est fixé pour objectif d’instaurer en permanence une nouvelle culture du travail. Sa réalisation nécessite l’ engagement de la direction de l’ organisation .
Il repose sur deux règles de base : « commencer par soi-même » et « éduquer par l’exemple » . Le maintien de la nouvelle culture de travail repose sur la discipline et la persévérance.
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Origine de la méthodologie 9 S
En 1960, une méthodologie japonaise appelée « philosophie des 5 S » a émergé et consistait en cinq principes appelés : seiri , seiton , seiso , seiketsu et shitsuke . Dans leur traduction en espagnol, ils signifient : « séparer ce qui est inutile », « placer ce qui est nécessaire », « enlever la saleté », « signaler les anomalies » et « continuer à s’améliorer ».
La traduction des noms varie quelque peu d’une langue à l’autre, mais les objectifs de chaque principe demeurent et sont exprimés de manière très similaire à leur version japonaise originale.
Peu de temps après sa publication, la méthodologie a été mise à jour pour incorporer quatre principes supplémentaires dans le but d’encourager l’individu à adopter de bonnes habitudes comme une habitude (c’est-à-dire à adopter la philosophie des cinq S précédents).
Les nouveaux principes s’appelaient : shikari , shitsukoku , seishoo et seido qui, dans leur traduction en espagnol, signifient : « suivre une ligne d’action », « être persévérant », « savoir coordonner » et « uniformiser les règles ».
Au cours des années 1960, la philosophie orientale appliquée au travail a eu un grand impact sur les entreprises occidentales car c’était une action à très faible coût , elle permettait d’optimiser les ressources et d’économiser les budgets , de réduire le nombre d’accidents du travail et d’améliorer la qualité de la productivité.
Les neuf principes ont été incorporés dans le système mondial de gestion de la qualité , appelé « Norme ISO 9001 » , préparé en 1947 par l’Organisation internationale de normalisation (ISO pour son sigle en anglais : Organisation internationale de normalisation ), un organisme indépendant, non gouvernemental, qui rassemble réunissant des entreprises et des organisations du monde entier.
À l’origine, la norme ISO était structurée en quatre grandes étapes qui lui permettaient d’être mise en œuvre dans tout type d’activité commerciale et industrielle, puisqu’elle n’était pas identifiée à un produit ou service particulier . En incorporant les principes japonais, la norme ISO a acquis une plus grande reconnaissance et est devenue plus compatible avec d’autres normes mises en œuvre dans d’autres pays.
Principes de la méthodologie 9S
La méthodologie promeut neuf principes afin qu’ils soient appliqués en permanence et puissent devenir un mode de travail quotidien. Les principes sont :
- Seiri (séparez l’inutile). Elle consiste à classer les objets qui ne sont pas nécessaires ou qui ne sont pas utilisés fréquemment et à les séparer pour décider s’ils seront stockés, vendus, recyclés , donnés ou jetés.
- Seiton (placer ce qui est nécessaire). Il consiste à ordonner l’espace de travail de manière efficace pour identifier les classes d’objets, leur attribuer une place définitive et gagner de la place afin d’obtenir ce dont on a besoin dans les plus brefs délais .
- Seiso (enlever la saleté). Il s’agit d’améliorer la propreté à partir d’une idée plus large que le simple maintien de la propreté. Chaque individu est responsable de la propreté de son espace de travail car des situations anormales sont constatées lorsque le nettoyage et les fournitures sont maintenus en bon état.
- Seiketsu (anomalies du signal). Elle consiste à standardiser ou à maintenir les trois premiers S, en comprenant qu’ils doivent être appliqués ensemble, afin de signaler et de répéter les procédures pour qu’elles deviennent une habitude. Cela vous permet de détecter ou de réduire les problèmes potentiels .
- Shitsuke (continuer à s’améliorer). Il consiste à être discipliné, c’est-à-dire à donner une continuité et un suivi au changement d’habitude selon les 9 S. La personne qui adhère à l’ordre et au contrôle de ses actes est prudente et montre qu’elle est capable de générer un travail de qualité et qu’ils s’efforcent d’améliorer.
- Shikari (constance). Elle consiste en la volonté de rester ferme dans une ligne d’action et avec un esprit positif vis-à-vis du développement d’une activité. Par exemple, en maintenant de bonnes habitudes dans la pratique quotidienne, par la planification et le contrôle permanent des tâches, la propreté, l’ordre ou encore une ponctualité constante dans votre vie.
- Shitsukoku (fiançailles). Elle consiste à respecter l’accord, à tout mettre en œuvre pour le respecter. C’est une attitude qui naît de la conviction et qui se manifeste jour après jour dans l’enthousiasme . Pour être possible, l’engagement doit se manifester à tous les niveaux de l’organisation.
- Seisho ( coordination ). Il s’agit d’une forme de travail en commun, où tous les individus travaillent au même rythme et vers les mêmes objectifs. Cette façon de travailler est réalisée avec du temps et du dévouement, en maintenant une bonne communication entre tous les employés.
- Seido (normalisation). Il consiste à adopter comme d’habitude les changements jugés bénéfiques pour l’entreprise ou les activités qui contribuent au maintien d’un environnement de travail optimal, par la mise en place de règles , de règlements ou de procédures.
Mise en place de la méthodologie 9 S
La mise en œuvre de la méthodologie des 9 S nécessite certains facteurs pour réussir :
- Engagement de la direction. Elle implique que le conseil d’administration de l’organisme participe activement en appliquant les principes et en donnant l’exemple afin que ses gens s’impliquent aussi.
- Inclure le 9 S dans le cadre de l’induction. Il s’agit de former les employés, anciens et nouveaux, afin qu’ils connaissent et comprennent les objectifs de la culture de l’organisation.
- Participation de tout le personnel. Cela implique de réaliser un travail d’ équipe , où chacun est identifié et participe activement, en appliquant les principes des 9 S dans les tâches quotidiennes.
- Répétez le cycle constamment. Une fois le niveau de qualité attendu dans la gestion du travail atteint, il ne suffit plus de le maintenir, mais plutôt de l’optimiser et de miser sur l’amélioration continue.
Avantages de la méthodologie 9 S
La mise en œuvre des principes 9S offre deux types d’avantages :
- Tangible. Représente des changements notables à l’œil nu. Par exemple, plus d’espace libre est perçu dans les ateliers ou les bureaux en éliminant les objets inutiles, les environnements et les équipements sont plus propres et le temps passé à chercher des outils et des matériaux est réduit en les disposant de manière ordonnée à leur place correspondante.
- Biens incorporels. Il représente les changements qui ne se voient pas à l’œil nu, mais qui sont perçus et génèrent un impact dans le travail quotidien. Par exemple, il améliore l’ estime de soi des employés, augmente la prédisposition au travail d’équipe et les accidents dans chaque travail sont réduits.
